Canales de Denuncia

SMART RED pone a disposición de sus colaboradores, clientes, vendedores, consignantes y proveedores los siguientes canales para reportar irregularidades de manera confidencial y segura:

• Línea Ética Telefónica: 81-1993-2527 (disponible en horario laboral, con buzón de voz para mensajes fuera de horario)

• Correo Electrónico Dedicado: etica@smartredmx.com

• Buzón Físico: Ubicado en un área de acceso controlado en las oficinas centrales de SMART RED (Cerrada Quinta Cerrada Cañaverales No. 42, Interior 7)

• Formulario Web: Disponible en la sección de transparencia de la página web corporativa

Procedimiento de Atención de Denuncias

1. Recepción y registro: Se recibe la denuncia a través de cualquier canal. Se asigna un número de caso único y se clasifica por tipo de irregularidad (ética, legal, operativa) y nivel de prioridad (alto: riesgos de legalidad o fraudes; medio: violaciones a políticas internas; bajo: quejas menores). No se rechaza ninguna denuncia por falta de pruebas; incluso las anónimas se investigan si contienen elementos mínimos de verosimilitud.

2. Análisis preliminar: El Comité de Ética (integrado por la Dirección General, la Gerencia Legal y un miembro del área de Recursos Humanos) evalúa la viabilidad y fundamento de la denuncia en un plazo máximo de 72 horas hábiles. Si la denuncia es manifiestamente infundada o anónima sin elementos de verosimilitud, se archiva con justificación escrita.

3. Investigación formal: Si la denuncia es procedente, se designa a un investigador (personal interno capacitado y sin conflicto de interés con el área involucrada, o un externo independiente en casos de alta complejidad). Se recolectan evidencias (documentos, correos electrónicos, registros de sistema, testimonios), se realizan entrevistas con el denunciante (si es identificado y acepta participar), con los denunciados y con testigos. Todo se documenta bajo cadena de custodia para garantizar su autenticidad.

4. Resolución: Se emite un informe final con conclusiones y recomendaciones en un plazo no mayor a 30 días naturales. El informe clasifica la falta (leve, grave o muy grave según la tabla de sanciones) y propone las medidas disciplinarias o correctivas. Se notifica al denunciante (si proporcionó un medio de contacto y siempre respetando la confidencialidad de los datos del denunciado) dentro del mismo plazo.

5. Seguimiento: Las acciones disciplinarias y correctivas son implementadas por el área de Recursos Humanos (en caso de sanciones a personal) o por la Gerencia correspondiente (en caso de cambios en procesos). Se verifica su cumplimiento a los 30, 60 y 90 días posteriores a la resolución mediante reportes firmados.

Garantías de protección al denunciante: SMART RED prohíbe expresamente cualquier represalia (despido, degradación, acoso, discriminación, amenazas) contra quienes realicen denuncias de buena fe. Cualquier acto de represalia se considera una falta grave y puede dar lugar a la terminación de la relación laboral del responsable. Los denunciantes que soliciten confidencialidad verán protegida su identidad ante todas las partes, excepto cuando una autoridad judicial lo requiera mediante orden expresa.

SANCIONES Y CONSECUENCIAS

Faltas Leves

• Incumplimiento de procedimientos administrativos sin impacto en la legalidad o satisfacción del cliente (ejemplo: no actualizar a tiempo el estatus de un vehículo en el sistema, no tomar fotografías completas en el acta de recepción).

• Llegadas tardías o incumplimiento de horarios sin justificación.

• Atención al cliente deficiente pero sin mala fe.

Sanciones aplicables: Amonestación verbal o escrita documentada en el expediente del colaborador, capacitación correctiva obligatoria en el proceso específico, pérdida de bonos de puntualidad si aplica.

Faltas Graves

• Ocultamiento deliberado de desperfectos de un vehículo al comprador.

• No realizar la consulta REPUVE antes de ofrecer un vehículo en venta.

• Liquidación a un consignante fuera del plazo establecido en el contrato sin justificación.

• Uso no autorizado de vehículos en inventario o en consignación para fines personales.

• Violación de la confidencialidad de datos de clientes o consignantes.

• Discriminación en la atención a clientes o vendedores.

Sanciones aplicables: Suspensión temporal de labores sin goce de sueldo (de 3 a 15 días hábiles), reducción de responsabilidades o cambio de área, registro de la falta en el expediente laboral con vigencia de 12 meses, pérdida de bonos anuales.

Faltas Muy Graves

• Comercialización de un vehículo con reporte de robo vigente o gravamen no liberado.

• Alteración del kilometraje (cambio de marcaje) de cualquier vehículo.

• Falsificación de documentos (facturas, endosos, consultas REPUVE, contratos).

• Aceptación u ofrecimiento de sobornos a autoridades o a terceros.

• Participación en negocios paralelos que compitan directamente con SMART RED sin autorización.

• Robo de un vehículo o de documentos de la empresa.

• Acoso laboral o sexual en cualquiera de sus formas.

• Represalias contra un denunciante de buena fe.

Sanciones aplicables: Terminación de la relación laboral sin responsabilidad para la empresa, pérdida de cualquier prestación no devengada, inhabilitación para futuros procesos de selección. Adicionalmente, en los casos que así lo ameriten (falsificación, robo, soborno, venta de autos robados), SMART RED presentará la denuncia correspondiente ante las autoridades penales, fiscales o administrativas competentes.

SISTEMA ADECUADO DE DENUNCIA